Olá, olá! Com certeza já se apercebeu que o mundo não está igual? A digitalização e automatização bateram-nos à porta e já são parte da nossa vida, dos nossos negócios!
Não podemos negar que esta conjuntura pandémica nos fez refletir sobre variadíssimas formas de melhorarmos os resultados. E reduzir processos morosos foi, certamente, algo que todas as empresas se tiveram que debruçar.
Mas, antes de tudo vamos analisar um dos pressupostos deste artigo. Um dos grandes desejos dos empresários é tornar de tal forma os processos eficientes e confiáveis que se reflitam, positivamente, nos resultados da empresa. A digitalização e automatização parecem, logo à partida uma boa opção!
Vamos, então, analisar um pouco melhor esses dois conceitos neste artigo.
Em que consiste a digitalização?
Quanto pensamos em digitalização pensamos, de imediato, em converter documentos físicos em digitais e evitar ou mitigar o uso do papel. Mas essa conversão é apenas o primeiro passo do processo e apenas se refere à informação.
Após digitalizar o negócio e os dados, podemos partir para a próxima etapa: a automatização.
Então o que é a automatização?
A automatização dos processos, por sua vez, é um pouco mais complexa e implica planear, analisar e otimizar toda a organização como um sistema. Desde as operações, aos procedimentos e processos, às formas de funcionamento dos colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes. Na realidade, é necessário avaliar, reavaliar e otimizar todo o negócio.
A automatização consiste, então, na utilização de recursos tecnológicos que integrem a informação e permitam o controlo dos dados e do fluxo de trabalho. Assim, após otimização do processos, o fluxo de trabalho será mais ágil, rápido e eficaz.
Nesse sentido os benefícios da automatização de processos são vários, como por exemplo:
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- reduz falhas;
- aumenta a produtividade;
- potencializa resultados;
- aumenta vantagem competitiva;
- e agiliza o trabalho em equipa.
Mas por onde posso começar?
A Buzina tem vindo a desenvolver softwares cloud personalizados pensados à medida de cada empresa ou organização.
E como funcionam? Em primeiro lugar analisamos consigo os procedimentos habituais e pensamos em conjunto quais os caminhos mais diligentes e fluídos para o que pretende ver implementado. Uma vez que o software é um reflexo (mais otimizado) dos seus processos habituais, os seus colaboradores vão agradecer-lhe por terem uma ferramenta que se ajuste ao real negócio e às suas necessidades. Para além disso, ao fazer parte do processo (com os inputs de todos) a equipa vai querer ver a aplicação a funcionar!
Exemplo de automatização de processos
Imagine uma empresa que gere várias equipas de comerciais por todo o país.
Cada um dos comerciais tem acesso a todos os produtos, preços, clientes, históricos de encomendas e descontos. No momento em que um comercial visita um cliente pode, imediatamente, fazer uma proposta (que enviará por email) ou emitir um nota de encomenda em tempo real. Entretanto, a administração (que se encontra em viagem) acompanha todos os acontecimentos desde a marcação da reunião à concretização da venda. Para além disso, tem acesso ainda a uma dashboard com análises estatísticas que o ajudam a programar as ações futuras.
Por ser na cloud, a informação estará sempre disponível a qualquer hora e em qualquer lugar e não paga por posto ou utilizador!
Posto isto, a nossa pergunta é apenas uma: de que está ainda à espera para automatizar o seu negócio?
Venha continuar a conversa connosco e transforme digitalmente a sua empresa!
