Antes de tudo, será que está a conseguir ter a maior rentabilidade da sua equipa de assistência técnica?
Uma das formas de aumentar a eficiência da sua equipa está na redução do tempo gasto em atividades que não acrescentam valor aos serviços. E como pode ser mitigado esse tempo? Com certeza que é difícil gerir toda a informação espalhada quer em papéis quer em folhas de excel…
Certamente que a resposta prende-se exatamente em como organiza e prioriza o seu serviço pós-venda. Por isso vamos tentar encontrar consigo as soluções mais práticas. Só assim se pode concentrar no mais importante: o crescimento do seu negócio.
O segredo do serviço pós-venda
Se gere uma empresa que disponibiliza um atendimento pós-venda já sabe que o segredo é manter o trabalho exemplar depois de o cliente sair da porta. Não adianta ter um cliente satisfeito no momento da compra se depois não lhe prestamos a devida atenção.
Sem dúvida que é no cultivar da relação com o cliente que novas oportunidades de negócio podem ser geradas. De facto, seja após a compra de um produto ou de um serviço o segredo é sempre o mesmo! Para tal, necessita de ter a informação centralizada e prestar apoio o mais rapidamente possível.
Vantagens do software de assistência técnica
Com efeito já deve ter encontrado na web vários softwares de assistência técnica que são bastante práticos na organização da informação dos seus clientes. Mas, uma vez que não permitem grandes adaptações não são totalmente à medida do seu negócio. Quanto mais ágil for na resolução do problema, mais proveito irá retirar desta ferramenta digital.
Desse modo optamos por listar todas vantagens em desenvolver um software de assistência técnica personalizado:
1. Melhor organização da agenda integrada
Já pensou quão fácil seria acompanhar todos os tickets ou ordens de serviço de todos os técnicos? E portanto saber tudo ao minuto? Basta ter acesso à internet para aceder ao software web que está alojado na cloud. Com acesso às agendas por técnico, e com todos os tickets do dia, vai visualizar todo o serviço de forma mais direta. Mesmo que esteja a vários milhares de km de distância pode acompanhar todas as ordens de serviço.
2. Planeamento do trabalho de forma mais eficaz
Independentemente do canal de origem, qualquer ticket é introduzido no software e colocado numa fila. Podem ser criadas regras de atribuição exatas para definir as prioridades dependendo do tempo, do técnico, da forma de resolução, do canal ou do ticket definido. Da mesma forma, pode gerir o tempo disponível de cada um para definir tarefas de manutenção que, normalmente, deixaria para outras alturas. De maneira idêntica pode parametrizar agendamentos recorrentes ou planear assistências futuras.
3. Chat para compartilhar informações instantaneamente
Quanto mais ágil for na resolução do problema, mais satisfeito vai estar o seu cliente e mais organizado vai estar o seu serviço. Com a disponibilização de um chat pode compartilhar informações entre toda a equipa, a administração e mesmo o próprio cliente. Sejam fotografias, instruções ou garantias. Além de ser mais instantâneo sabemos que vai simplificar os processos. Estas interações mais rápidas e com maior riqueza de detalhes vão possibilitar distinguir o seu negócio dos seus concorrentes.
E não se esqueça de manter a comunicação mesmo após a resolução do problema!
4. Informação centralizada e acesso a todo o histórico
A excelência de gerir clientes é muito mais que simplesmente falar com eles. É conhecer o seu percurso, reconhecer as dificuldades que enfrentam, saber o que já foi feito e o que pode ser prevenido. Só com a informação centralizada e com uma visão de todo o histórico é que podemos tomar decisões mais concertadas. Mesmo um técnico que seja contratado há 1 mês, pode prestar um serviço de excelência se conhecer a história do cliente.
5. Inventário de todos os equipamentos
A gestão de equipamentos à distância é algo que facilitaria bastante o seu trabalho. Já imaginou o seu cliente enviar-lhe um ticket com o QR Code do equipamento e no mesmo instante resolver a situação remotamente? O facto de ter todos os seus equipamentos listados, com o apoio da geolocalização, permite controlar melhor os equipamentos aos quais presta assistência ou que se encontram em regime de empréstimo.
De que está à espera para ter o seu software de assistência técnica?
Se pretende acabar com quer com as folhas em papel quer em excel, é tempo de agir! Além da sua equipa poder trabalhar mais eficazmente através do tablet ou smartphone, poderá ter finalmente acesso às métricas que tanto procura.
Venha tomar um café (ou chá) connosco! Marque o dia para conversarmos! Buzine!
